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工作时间的浪费症状,管理办法,实施策略与技巧

小编:啊南 178阅读 2021.04.02

工作时间的浪费常常是后知后觉,总是一天下来重要的事没有办成,回首一天是碌碌无为。

当我们总结出来一些时间的浪费症状,就会找到一些工作时间的管理办法,认真去实施,看有没有可能提升我们的工作效率!

浪费时间的症状

●办事拖拉会议冗长

●不速之客闯入

●电话干扰,经常加班加点,穷于应该突发事件上

●漫谈、聊天、交待不清,事情做错

●不敢拍板,等指示

●不考虑事情过于复杂主管事必亲躬

●完美主义办事

●不考虑轻重缓急凭记忆办事

●主办人员迟到

●同样问题一而再、再而三地出现

时间管理办法

(一)有效的时间管理

1、记录自己的时间,认清时间耗在什么地方;

2、管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;

3、集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。

(二)ABC分类法

1、将自己工作按轻重缓急分为:A(紧急、重要)、B(次要)、C(一般)三类;

2、安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;

3在工作中记载实际耗用时间;

4、每月计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;

5、重新调整自己的时间安排,更有效地工作。

时间管理策略与技巧

(一)计划工作

1、每年末作出下一年度工作规划;

2、每季末作出下季度工作规划;

3、每月20-25日作出下月工作计划;

4、每周五作出下周工作计划。

(二)实施技巧

1、养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已可事后回忆补记;

2、应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项;

3、在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天预定的工作计划或约会,以备遗忘,也可在电脑系统或电子记录本上设置发声装置以便及时提醒;

4、设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正;

5、如一项工作别人或部下做得更好或更适合去做,则应及时转交他人;

6、找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因,并改正;

7、重点克服“办事拖延”的陋习,推行一种“限时办事制”,定在限定时间内(如4小时、8小时、当天)报告处理结果。据调查分析,办事拖延居于浪费时间的首位!灸们敫苫,先有鸡还是先有蛋的劳务关系】https://rc.mbd.baidu.com/r4dd1g7?f=cp&u=99e809370c1038a1


分配时间的技巧

1.把所有工作划分成事务型和思考型两类,分别对待:
所有的工作无非两类:事务型的工作不需要你动脑筋,可以按照所熟悉的流程一路做下去,并且不怕干扰和中断;思考型的工作则必须你集中精力,一气呵成。
对于事务型的工作,你可以按照计划在任何情况下顺序处理;而对于思考型的工作,你必须谨慎地安排时间,在集中而不被干扰的情况下去进行。
对于思考型的工作,最好的办法不是匆忙地去做,而是先在日常工作和生活中不停地去想:吃饭时想,睡不着觉的时候想,在路上想,上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后,再安排时间集中去做,你会发现,成果会如泉水一般,不用费力,就会自动地汩汩而来,你要做的无非是记录和整理它们而已!

2.每天定时完成日常工作:
你每天都需要做一些日常工作,以和别人保持必要的接触,或者保持一个良好的工作环境,这些工作包括查看电子邮件,和同事或上级的交流,浏览你必须访问的 BBS,打扫卫生等等。
处理这些日常工作的最佳方法是定时完成:在每天预定好的时刻集中处理这些事情,可以是一次也可以是两次,并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候,而在其他时候,根本不要去想它!

3.列出工作计划,并且用明显的方式提示你完成的进度:
首先:在每周的开始列出本周的计划。计划的内容就是本周准备做哪些事情,除非是外界有严格时间限制的任务,否则,周计划无须设定每项任务拟订的进行时间,也没有必要详细去说明任务的内容。你只需要一些提示,让你不回忘记本周要做的工作;
然后,每天早上列出时间表,从周计划中选择出当天想做的事,并安排具体时间去完成;列出所有需要打的电话,和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边,一抬眼就能看到,它象一个忠实的助手,随时告诉你下一步工作的内容!
最后,必须进行工作计划的总结。其实,工作总结随时都在进行,方法简单之极:用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去!!另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的,方法也十分简单:把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去!

4.不要犹豫和等待,立即行动;
这一条是对以上三条的重要补充:不要犹豫和等待,立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失,没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择,只能去面对,只能去迎接任何挑战。

5.安排好随时可进行的备用任务,以不浪费你的时间
对待空白时间最好的方法是:预先准备备用的任务,而利用这样的时间去进行(不是完成)它!这样的备用任务要求具备的特点是:不需要耗费大量的脑力去思考;随时可以开始,随时可以中断,并且下次可以继续进行;没有时间的压力,不必在某个时间非完成不可;能给自己带来一定的乐趣。这样的工作有:浏览报刊杂志,阅读有益的但是非专业的书籍,查看网络新闻,随意访问自己感兴趣的网站,对自己已完成的工作成果进行美化加工(例如整理文档,修饰绘图设计),整理文件,将顾客名单裁成小条等等。

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